タスクの抜け漏れを防ぐ
2025.01.20こんにちは。人事グループ・組織開発室に所属し、組織開発を担当しているてぃーびーです。
仕事におけるタスクは、期日までに確実に実施する必要があります。一方で、タスク管理には抜け漏れが発生することがあります。
この記事では、タスクの抜け漏れを防ぐ方法について解説します。
タスクの抜け漏れ
タスクの抜け漏れとは、必要なタスクが実施されないことを指します。
抜け漏れには、以下のようなものがあります。
- 対応が必要なタスクを忘れていて実施が漏れる
- 対応が必要なタスクを個人のメモに保存していたが、急な休みを取った際にチームに引き継げずに実施が漏れる
- 対応が必要なタスクをタスク管理ツールに登録したものの、期日を設定していないため必要な時期に実施し忘れる
- 他者への依頼が必要なタスクの場合に、依頼したまま受け取りを忘れる
タスクの抜け漏れの影響
タスクが抜け漏れると、プロジェクト全体の遅延や信頼低下、緊急対応が増えるといった悪影響が生じる可能性があります。
悪影響の大きさは担当する業務次第ですが、責任範囲の広い担当者がタスクを漏らすほど、その影響は大きくなります。
タスクの抜け漏れの原因
タスクが漏れる主な原因には、以下のようなものがあります。
- チームで管理する必要があるタスクが共通の場所に保存されていない
- タスクに期日が設定されていない
- タスクの受け渡し時の依頼管理がされてない
タスクの抜け漏れを防ぐ対策
タスクの抜け漏れを防ぐ対策には、以下のようなものがあります。
- チームのタスク管理の基盤を用意する
- 発生次第タスクを登録する
- 依頼管理をする
1. チームのタスク管理の基盤を用意する
チームで共有が必要なタスクを扱う基盤を用意します。 JIRA や Backlog など、専用のタスク管理ツールを用いる場合もあれば、 Google スプレッドシートや Excel などを利用する場合もあるでしょう。
2. 発生次第タスクを登録する
チームで扱う必要があるタスクが発生したら、即座に登録することです。
例えば、ミーティングで決定事項からタスクとして扱うものが発生したら、すぐに登録することです。特に、割り込みが多い仕事をしていると、後回しにしている間に登録すべきタスクがあったことを忘れてしまいがちです。
ただし、5分で完了するような軽微なタスクで、即着手が可能な場合は登録する必要はありません。
一方で、短時間のタスクでも作業の知見を再利用したい場合や、マネージャーが作業状況を定期的に分析したい場合などは、すべて記録することもあります。
3. 依頼管理をする
他のチーム、他の部門、顧客など自分以外の人と連携する必要があるタスクを扱う場合、その依頼状況を管理する必要があります。
『依頼前』 『依頼中』 『受け取り完了』など、他者とのタスクの受け渡し状況が把握できるようにしましょう。また、タスクの受け渡しをするうえで、いつまで返信を待つか、いつリマインドするかも決めておくとよいでしょう。
リマインドの間隔は、その業務や相手の多忙さに依存します。
- いつまで依頼結果の受取が延びることを許容できるか
- 相手がどの程度多忙か
これらを考慮して決定しましょう。
